Compliance-Ombudsstelle

Schneiders & Behrendt berät Sie bei der Implementierung und im Regelbetrieb eines Hinweisgebersystems. Ein solches Hinweisgebersystem für Whistleblower ist als Frühwarnsystem die Herzkammer eines wirksamen Compliance-Managements. So können Mitarbeiter ohne Angst vor Repressalien auf mögliche Rechtsverstöße im Unternehmen hinweisen und die Geschäftsführung kann frühzeitig Maßnahmen ergreifen. Im Fall von unternehmensinternen Compliance-Verstößen können sich Geschäftsführer so auch vor persönlicher Haftung schützen.

Implementierung

Im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems erstellen wir für Sie rechtssichere Dokumente, die den besonderen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Dies umfasst:

• Erstellung einer Whistleblowing- / Compliance-Richtlinie
• Erstellung rechtssicherer Dokumente für die Compliance-Kommunikation des Hinweisgebersystems gegenüber Mitarbeitern und Geschäftspartnern im Internet / Intranet
• Erstellung von Datenschutzrichtlinien zur Beachtung der Vorgaben der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Whistleblowing-Fällen unter Einbindung des
  Datenschutzbeauftragten
• Erstellung einer Betriebsvereinbarung zum Hinweisgebersystem unter Einbindung des Betriebsrats

Case Management – Fallbearbeitung im Regelbetrieb

Im Regelbetrieb des Hinweisgebersystems übernehmen wir die Plausibilitätsprüfung eingehender Hinweise. In allen Compliance-relevanten Rechtsgebieten bereiten wir den Fall auf und geben eine rechtliche Einschätzung mit Handlungsempfehlungen für die Geschäftsleitung und die Compliance-Verantwortlichen des Unternehmens.

Compliance-Ombudsstelle

Als externer Meldekanal werden die Anwälte aus unserer Compliance-Praxisgruppe als vom Unternehmen bestellte Ombudsleute tätig. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Digitales Hinweisgebersystem

Wir beraten Unternehmen auch bei der Einführung und im Betrieb digitaler Hinweisgebersysteme. Solche Systeme gewährleisten einen vertraulichen Kommunikationskanal zwischen Hinweisgeber und Ombudsmann, ohne dass die Identität des Hinweisgebers offengelegt wird. Das System ermöglicht einen anonymen Dialog zwischen Hinweisgeber und Ombudsmann. So kann der Ombudsmann durch Rückfragen wertvolle zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber erhalten.

Hierzu arbeiten wir mit spezialisierten Technologieanbietern zusammen, die über jahrelange Erfahrung mit internetbasierten Hinweisgebersystemen im Segment großer Konzerne verfügen. Die bewährten und zertifizierten Lösungen verbreiten sich nun auch im Mittelstand und im öffentlichen Sektor.