Umsetzung mit einfachen Mitteln möglich
Bei alldem gibt es keine überzeugenden Gründe, die gegen die Einrichtung eines Meldesystems sprechen. Die Umsetzung ist mit einfachen Mitteln möglich.
Verlangt wird, dass Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, vertraulich Hinweise abzugeben. Die Hinweise müssen mündlich oder in Textform entgegengenommen werden, auf Wunsch des Hinweisgebers auch persönlich. Innerhalb von sieben Tagen ist der Eingang der Meldung zu bestätigen. Innerhalb von drei Monaten sind ordnungsgemäße Folgemaßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die interne Ermittlung des Sachverhalts oder der Abschluss des Verfahrens mangels Stichhaltigkeit. Darüber ist der Hinweisgeber zu informieren. Der gesamte Vorgang ist zu dokumentieren.
Die Einrichtung eines digitalen Meldesystems ist nicht vorgeschrieben, aber dennoch sinnvoll und ohne großen Aufwand möglich. Die Nutzung eines digitalen Kanals ist in besonderer Weise dazu geeignet, die Umsetzung des Hinweisgeberschutzes innerhalb des Unternehmens und auch nach außen zu kommunizieren. Dies geschieht durch Einrichtung einer Meldeseite im Intranet oder auf der Website des Unternehmens.