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Der Hinweisgeberschutz kommt - Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie - Rechts- und Patentanwälte
Der Hinweisgeberschutz kommt – Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie
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Der Hinweisgeberschutz kommt - Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 den Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes verabschiedet. Für Unternehmen ist das ein Anlass, sich mit der konkreten Umsetzung zu beschäftigen.

Der Schutz von Hinweisgebern, sogenannten Whistleblowern, ist überfällig. Eine entsprechende EU-Whistleblower-Richtlinie hätte bereits im Dezember 2021 von Deutschland und den anderen Mitgliedstaaten der EU umgesetzt werden müssen. Dies geschieht jetzt mit dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Meldesystem im Mittelpunkt des Gesetzes

Im Mittelpunkt des Gesetzes steht die Pflicht zur Einrichtung eines Meldesystems, mit dem Whistleblower vertraulich Hinweise auf mögliche Gesetzesverstöße geben können. Daran wird sich trotz einiger noch offener Fragen und Kritik am Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes nichts ändern.

Verpflichtet sind sämtliche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit mindestens 50 Beschäftigten. Für Unternehmen bis 249 Beschäftigten sieht der Gesetzesentwurf eine Frist für die Einrichtung eines Meldesystems bis zum 17.12.2023 vor. Im Übrigen gilt die Frist mit Inkrafttreten.

Die Einführung eines solchen Meldesystems liegt ganz unabhängig von dem Gesetz im Interesse der Unternehmen selbst. Letztlich soll mit der Einrichtung eines Meldesystems das auch heute bereits stattfindende Whistleblowing in geregelte Bahnen gelenkt werden. Im Internet gibt es bereits eine Vielzahl an Meldeseiten von journalistischen Netzwerken und anderen Betreibern, auf denen anonym auf Missstände und Rechtsverstöße in Unternehmen hingewiesen werden kann. Wikileaks ist nur eine der bekanntesten solcher Seiten. Viele Skandale der letzten Jahre fanden auf solchen Plattformen ihren Anfang.

Gleichzeitig zeigen Studien, dass sich viele Mitarbeiter stark mit ihren Unternehmen identifizieren und lieber intern Hinweise geben würden. Deswegen ist es jetzt schon sinnvoll, Mitarbeitern dafür ein glaubwürdiges Angebot zu machen.

In Zeiten des Fachkräftemangels sind Meldesysteme zudem ein wirksames Mittel, um sich als guter Arbeitgeber zur präsentieren. Das Unternehmen demonstriert durch das Meldesystem, dass über die Einhaltung von Gesetzen und Regeln im Unternehmen nicht nur gesprochen wird, sondern dass aktiv Maßnahmen zur Sicherstellung ergriffen werden. Das ist für viele Mitarbeiter heute ein wichtiger Aspekt für die Wahl des Arbeitgebers.

Whistleblower-Schutz gehört zum Compliance-Management

Die Einrichtung eines Meldesystems ist auch unter Compliance-Gesichtspunkten geboten. Geschäftsführer und andere Mitarbeiter in leitenden Positionen sind im Rahmen ihrer Organisationspflicht dafür verantwortlich, dass es wirksame Kontrollmechanismen gibt. Dazu gehört die Einrichtung eines Meldesystems als Herzstück eines ordnungsgemäßen Compliance-Management-Systems.

Bereits heute wird darauf hingewiesen, dass die Einrichtung und der Betrieb eines Meldesystems durchaus Auswirkungen darauf habe, ob und in welcher Höhe Bußgelder bei Rechtsverstößen gegen Unternehmen verhängt werden. Wer als Unternehmensverantwortlicher ein Meldesystem eingerichtet hat, kann bei Bedarf darauf verweisen, dass angemessene Maßnahmen zur Verhinderung von Rechtsverstößen getroffen wurden.

Umsetzung mit einfachen Mitteln möglich

Bei alldem gibt es keine überzeugenden Gründe, die gegen die Einrichtung eines Meldesystems sprechen. Die Umsetzung ist mit einfachen Mitteln möglich.

Verlangt wird, dass Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, vertraulich Hinweise abzugeben. Die Hinweise müssen mündlich oder in Textform entgegengenommen werden, auf Wunsch des Hinweisgebers auch persönlich. Innerhalb von sieben Tagen ist der Eingang der Meldung zu bestätigen. Innerhalb von drei Monaten sind ordnungsgemäße Folgemaßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die interne Ermittlung des Sachverhalts oder der Abschluss des Verfahrens mangels Stichhaltigkeit. Darüber ist der Hinweisgeber zu informieren. Der gesamte Vorgang ist zu dokumentieren.

Die Einrichtung eines digitalen Meldesystems ist nicht vorgeschrieben, aber dennoch sinnvoll und ohne großen Aufwand möglich. Die Nutzung eines digitalen Kanals ist in besonderer Weise dazu geeignet, die Umsetzung des Hinweisgeberschutzes innerhalb des Unternehmens und auch nach außen zu kommunizieren. Dies geschieht durch Einrichtung einer Meldeseite im Intranet oder auf der Website des Unternehmens.

Entgegennahme anonymer Meldungen ist empfehlenswert

Ein digitaler Meldekanal ermöglicht die Entgegennahme anonymer Meldungen. Gleichzeitig besteht auf diesem Wege auch die Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber über ein anonymes Postfach zu kommunizieren, weitere Fragen zum Vorgang zu stellen oder Rückmeldungen zu geben.

Die Entgegennahme anonymer Meldungen ist als sinnvoll zu bewerten. In diesem Zusammenhang werden häufiger Befürchtungen geäußert, dass die Ermöglichung anonymer Meldungen zu erhöhtem Missbrauch führe. Das bewahrheitet sich bisher in der Praxis nicht. Richtig ist vielmehr, dass gerade dann, wenn es um besonders schwerwiegende Regelverstöße mit gravierenden Folgen geht, Hinweisgeber besonders auf den Schutz der Anonymität angewiesen sind.

Ressourcen schonen durch Einschaltung externer Ombudsleute

Die Einschaltung externer Ombudsleute kann zusätzlich vertrauensbildend wirken, da Personen außerhalb des Unternehmens durch ihre Unabhängigkeit in besonderem Maße als Garanten für Vertraulichkeit dienen. Sie können Hinweisgebern zudem beratend zur Seite stehen.

Für Unternehmen bietet die Einschaltung von Ombudsleuten die Möglichkeit, eigene Ressourcen zu schonen, indem der gesamte Prozess von der Implementierung des Meldesystems über die Bearbeitung von Hinweisen bis hin zur Dokumentation ausgelagert wird. Solche Gesamtlösungen sind ohne großen Vorlauf sofort einsatzbereit.

Empfehlung für die Praxis

Die Einrichtung von Meldesystemen mit digitalem Meldekanal hat sich bereits als best practice etabliert. Die Umsetzung eines Whistleblowing-Systems ist mit einfachen Mitteln möglich und bietet auch vor Inkrafttreten des Hinweisgebeschutzgesetzes Vorteile. Unternehmen können so auf einfache Weise zeigen, dass über Compliance nicht nur gesprochen, sondern dass diese auch aktiv umgesetzt wird. Damit überzeugt man Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen. Zusätzlich lassen sich Haftungsrisiken der Geschäftsleitung wirksam verringern.

Leistungsangebot

Wir unterstützen Sie bei Einführung und Betrieb eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen. Dabei greifen wir je nach Ihren Anforderungen auf passende digitale Hinweisgebersysteme zurück und übernehmen die Funktion als externe Ombudsleute. Über unser Netzwerk stehen Ihnen bei Bedarf Rechtsanwälte aus unterschiedlichen Fachrichtungen und Experten für Schulungen und Kommunikation zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an.

Dr. Benedikt Schneiders, LL.M.
Partner, Rechtsanwalt, Mediator, Datenschutzbeauftragter (TÜV)

E-Mail: benedikt.schneiders@bolex.de
Telefon: +49 (234) 91360

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