Was Geschäftsführer über unternehmensinterne Compliance-Untersuchungen wissen müssen

Deutsch / English

Die Geschäftsleitung ist verpflichtet, Hinweisen auf Compliance-Verstöße im eigenen Unternehmen nachzugehen und diese mit angemessenen Mitteln aufzuklären. Dazu gehört insbesondere die Durchführung einer internen Untersuchung. Wir erläutern, was dabei zu beachten ist.

Compliance-Verstöße

Compliance-Verstöße sind Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, die aus der Organisation des Unternehmens heraus begangen werden, sich gegen Dritte, die öffentliche Ordnung oder gegen das Unternehmen selbst richten und durch Unternehmensangehörige wiederkehrend in einer schematischen Form begangen werden. Dabei kann es sich um Verstöße gegen Verbotsnormen handeln wie beispielsweise Bestechung, Steuerhinterziehung, Kartellabsprachen, Betrug, Untreue, Datenmissbrauch oder Arbeitsschutzdelikte. Compliance-Verstöße können auch in der Missachtung unternehmensinterner Richtlinien bestehen.

Pflicht zur Durchführung interner Untersuchungen

Im Falle des begründeten Verdachts auf Compliance-Verstöße ist die Geschäftsleitung verpflichtet, eine interne Untersuchung durchzuführen. Die Verdachtsschwelle hängt von der Plausibilität und Authentizität der Hinweise ab. Die Untersuchung erfolgt i. d. R. durch Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte als externe Ermittler und steht im Zusammenhang mit drohenden oder stattfindenden behördlichen Ermittlungen gegen das Unternehmen oder gegen Betriebsangehörige. Das Ermittlungsergebnis ist nur glaubwürdig, wenn unabhängig und ergebnisoffen ermittelt wird.

Ziel der Untersuchung

Das oberste Ziel einer internen Untersuchung ist die umfassende Aufklärung des Sachverhalts. Dabei ist auch zu ermitteln, welche Personen in die Compliance-Verstöße verwickelt sind. Bei fremdnützigen Compliance-Verstößen dient die Untersuchung der Verhinderung weiterer Vermögensschäden. Bei eigennützigen Compliance-Verstößen steht die Reduzierung behördlicher Sanktionen gegen das Unternehmen im Vordergrund. Interne Ermittlungen dienen zudem der Vorbereitung von Maßnahmen gegen die Tatbeteiligten in Form von Regressansprüchen, Strafanzeigen und arbeitsrechtlichen Sanktionen.

Befragung von Mitarbeitern

Die systematische Befragung von Mitarbeitern ist im Rahmen einer Untersuchung zulässig. Der Betriebsrat hat diesbezüglich ein Informationsrecht. Die Befragung kann durch externe Berater erfolgen. Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich zur Mitwirkung verpflichtet. Vorsätzliche Falschaussagen können einen Kündigungsgrund darstellen. Soll sich ein Verdächtiger zu seinem eigenen Verhalten erklären, löst dies die Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1, 2 DSGVO aus. Der Verdächtige muss noch vor der ersten Frage über die Zielrichtung des Interviews in Kenntnis gesetzt werden. Ein unterbliebener Hinweis kann die Rechtswidrigkeit der Datenerhebung begründen.

In einer Betriebsvereinbarung sollten Grundsätze eines fairen Verfahrens festgelegt werden. Ein faires Verfahren setzt insbesondere voraus, dass

Mitarbeiter vor ihrer Befragung darauf hingewiesen werden, dass ihre Auskünfte in einem Strafverfahren gegen sie verwendet werden können,
Befragten das Recht eingeräumt wird, einen anwaltlichen Beistand oder ein Mitglied des Betriebsrats zu Befragungen hinzuzuziehen, und die Befragten auf dieses Recht vor der Befragung hingewiesen werden und
Befragten das Recht eingeräumt wird, die Auskunft auf solche Fragen zu verweigern, deren Beantwortung sie selbst oder die in § 52 Abs. 1 der Strafprozessordnung bezeichneten Angehörigen gefährden würde, wegen einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit verfolgt zu werden, und die Befragten auf dieses Recht vor der Befragung hingewiesen werden.

Amnestieprogramme und prämienbasierte Hinweisgebersysteme

Um ein hohes Maß an Aussagebereitschaft zu erzielen, kann die Geschäftsleitung ein Amnestieprogramm auflegen, welches i. d. R zeitlich befristet ist. Ein Kündigungsverzicht oder der Verzicht auf sonstige arbeitsrechtliche Sanktionsmaßnahmen wie Degradierung oder Versetzung kann in Aussicht gestellt werden. Auch ein Verzicht auf Schadensersatzansprüche und Strafanzeigen kann vorgesehen werden. Straffreiheit kann das Unternehmen natürlich nicht zusichern.

Für die Geschäftsleitung besteht weiter die Möglichkeit, ein prämienbasiertes Hinweisgebersystem einzuführen. Hinweisgeber können so durch finanzielle Anreize zum internen Whistleblowing motiviert werden, bevor sie sich an externe Stellen wie die Staatsanwaltschaft oder die Medien wenden. Hinsichtlich der Ausgestaltung der Prämie obliegt dem Unternehmen ein weiter Gestaltungsspielraum. Die Festlegung, unter welchen konkreten Voraussetzungen Hinweisgebern die Prämie zusteht, ist mitbestimmungspflichtig.

Fazit und Handlungsempfehlung

Geschäftsführer sollten sich mit Fragen interner Compliance-Untersuchungen bereits bei Einführung eines Hinweisgebersystems befassen. Ergeben Hinweise von Whistleblowern einen begründeten Verdacht auf Compliance-Verstöße, ist die Geschäftsleitung verpflichtet, interne Untersuchungen einzuleiten. Eckpfeiler zu solchen Untersuchungen sollten in einer unternehmensinternen Richtlinie zum Hinweisgeberverfahren und in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Datenschutzrechtliche Vorgaben sind dabei zu beachten.

Gerne beraten wir Sie bei der Implementierung und im Regelbetrieb eines digitalen Hinweisgebersystems sowie bei der Gestaltung von Unternehmensrichtlinien und Betriebsvereinbarungen.

Dr. Burkhard Fassbach
Rechtsanwalt

E-Mail: burkhard.fassbach@bolex.de
Telefon: +49 (234) 91360