Herausgabepflicht für E-Mails und Dokumente ehemaliger Arbeitnehmer

Deutsch / English

Die Frage der Reichweite des datenschutzrechtlichen Anspruchs auf Herausgabe von Kopien von personenbezogenen Informationen bleibt auch nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 27.04.2021 (BAG 2 AZR 342/20) ungeklärt. Ob „verflossenen“ Arbeitnehmern neben Auskünften über Datenverarbeitungsprozessen beispielsweise auch jegliche E-Mail-Kopien zur Verfügung gestellt werden müssen, bleibt offen. Entschieden wurde aber, dass der Betroffene die herauszugebenden Daten genau bezeichnen muss.

Auskunftspflichten im Arbeitsverhältnis

Datenschutzrechtliche Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO haben inzwischen erhebliche Relevanz für Arbeitsverhältnisse erlangt. Demnach sind Verantwortliche dazu verpflichtet, Auskunft über jegliche Datenverarbeitungsvorgänge zu erteilen, auch bei geschäftlicher Kommunikation des Arbeitnehmers. Anschließend kann der Betroffene auch die Herausgabe von Kopien verlangen.

Schmerzensgeldansprüche

Neben dem Aufwand, der mit der Zusammenstellung einhergeht, droht bei Verletzung der Auskunftspflicht nach Art. 82 DSGVO ein Schmerzensgeld zugunsten des Betroffenen. Bereits in unserem Newsletter 08/2020 hatten wir über die aktuelle Tendenz der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte berichtet.

Seinerzeit hatte das Urteil des ArbG Düsseldorf für Entsetzen bei Arbeitgebern gesorgt: Einem langjährigen Arbeitnehmer wurde ein Schadensersatzanspruch in Höhe von 5.000 € zugesprochen, weil sein früherer Arbeitgeber einen Auskunftsantrag zu über ihn verarbeiteten Daten verspätet und unvollständig beantwortet habe (ArbG Düsseldorf, Urt. v. 05.03.2020, Az. 9 Ca 6557/18). Die Angaben hätten überdies vollständig, konkret und detailliert sein müssen. Auskünfte müssten präzise, transparent, verständlich, in leicht zugänglicher Form und in klarer, einfacher Sprache erfolgen.

Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Rechten Dritter

Parallel hierzu wog das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Az.: 17 Sa 11/18) ab, dass andererseits bei der Herausgabe von Unterlagen und Korrespondenzen auch zwischen dem Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers und dem Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen oder den Rechten Dritter abgewogen werden müsse.

Die Folge wäre enormer Aufwand für die verantwortlichen Unternehmer: Einerseits wären umfassend Auskünfte zu erteilen und Kopien herauszugeben, andererseits – beispielsweise durch erforderlichenfalls händische Schwärzungen – für die Rechte und Interessen Dritter Sorge zu tragen.

Reichweite: E-Mail-Herausgabe?

Hierauf basierten in der Folge viele arbeitsrechtliche Streitigkeiten, die häufig eher von finanziellen Beweggründen geprägt waren als von der Rüge, in der grundrechtlich garantierten informationellen Selbstbestimmung verletzt zu sein.

Über die Reichweite der Auskunftsansprüche hatte nun das Bundesarbeitsgericht (BAG) zu entscheiden. Hier ging es um die Frage, ob auch E-Mails, die der Antragsteller während seiner Arbeitszeit an Mitarbeiter und Außenstehende verfasst hat, vom Arbeitgeber herauszugeben wären.

Im Ergebnis hat das BAG keine richtungsweisende Entscheidung getroffen, sondern die Frage offengelassen und die Klage abgewiesen. Der Kläger hätte in seinem Klageantrag auf Herausgabe spezifischer E-Mails klagen müssen. Das pauschale Verlangen nicht näher bezeichneter Kopien oder Unterlagen sei „nicht hinreichend“ bestimmt. Ob sich der EuGH noch mit dieser Bewertung auseinanderzusetzen hat, wird sich zeigen.

Zumindest mit der Einwendung, dass zur Herausgabe von Kopien die genaue Benennung des Ausgangsdokuments erforderlich ist, werden sich Arbeitgeber zunächst verteidigen können.

Fazit

Eine Entscheidung, dass jegliche E-Mail-Kommunikation herauszugeben wäre, wurde nicht getroffen. Mit Blick auf die eher verbraucherfreundliche Gesinnung des EuGH lässt sich aktuell jedoch nicht ausschließen, dass auch E-Mails herauszugeben sind. Verteidigen können sich -Unternehmen zumindest mit der Einwendung, dass sich der Anspruch auf Kopie auf konkret anzugebende Dokumente beziehen muss.

Zu erforderlichen Datenschutzmaßnahmen in der Personalabteilung, insbesondere im Hinblick auf unsere Empfehlung zur Datenminimierung, verweisen wir auf unseren Newsletter 09/2020.

Leistungsangebot

Gerne prüfen wir Ihr aktuelles Datenschutzmanagement und beraten Sie zu Ihren Pflichten als Verantwortlicher, insbesondere bezüglich Auskunftspflichten. Wir stehen Ihnen auch zur Seite, wenn Sie in datenschutzrechtliche Streitverfahren geraten. Sprechen Sie uns jederzeit an.

Alexander Brittner, LL.M.
Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter (TÜV)

E-Mail: alexander.brittner@bolex.de
Telefon: +49 (234) 9136189