Kontaktformulare DSGVO-konform gestalten - Rechts- und Patentanwälte

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Kontaktformulare DSGVO-konform gestalten

Auf vielen Webseiten finden sich Kontaktformulare. Nicht immer werden die Vorgaben der DSGVO eingehalten. Wir geben Ihnen eine Handlungsempfehlung.

Häufig verwendet: Das Kontaktformular

Kontaktformulare sind ein Bestandteil vieler Webseiten. Sie erleichtern den Kunden die Kontaktaufnahme. Dabei werden immer personenbezogene Daten erhoben, wie z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse Absenders. Damit sind die Vorgaben der DSGVO zu beachten, grundsätzlich also auch Datenschutzhinweise zu geben und Einwilligungen einzuholen. Auf der anderen Seite möchte man unnötige Informationen auf Webseiten weglassen. Die Webseite soll aufgeräumt wirken.

In diesem zusammenhang besteht vielfach Unklarheit ob ein Kontaktformular einen eigenen Datenschutzhinweis und vielleicht auch eine Checkbox für eine Einwilligung benötigt. Diese Fragen sind bisher nicht abschließend geklärt. Gerichtliche Entscheidungen liegen noch nicht vor, unter Juristen wird noch fleißig diskutiert.

Keine Checkbox erforderlich

Richtig dürfte Folgendes sein: Bereits durch das Absenden der Formularangaben erklärt der Nutzer gleichzeitig seine Einwilligung zur Verwendung der angegebenen Daten. Das Recht entspricht insoweit dem gesunden Menschenverstand. Wer über ein Kontaktformular Daten an ein Unternehmen schickt, möchte auch, dass das Unternehmen sich damit beschäftigt und antwortet. Natürlich ist der Absender damit einverstanden, dass das Unternehmen dazu auch die im Kontaktformular angegebenen Daten verwendet.

Das Unternehmen kann damit bei Bedarf auch durch die Anfrage belegen, dass der Absender mit der Verarbeitung seiner Daten einverstanden war. Eine gesonderte Einwilligung durch eine eigene Checkbox ist nicht erforderlich.

Keine gesonderte Datenschutzerklärung notwendig

Selbstverständlich ist das Unternehmen nicht davon entbunden, in der Datenschutzerklärung auf der Webseite auf Art, Umfang und Zweck der Nutzung der über das Kontaktformular erhobenen Daten hinzuweisen. Dies entschied das OLG Köln bereits vor Inkrafttreten der DSGVO. Diese regelt das jetzt ausdrücklich in Artikeln 12 ff. Der Link zur Datenschutzerklärung sollte gut erkennbar und so platziert sein, dass die Datenschutzerklärung von jeder Unterseite aus über maximal zwei Klicks erreichbar ist. Der Footer der Webseite ist dafür üblich und sicherlich der richtige Ort. Eine eigene Datenschutzerklärung im Kontaktformular ist hingegen nicht erforderlich.

Empfehlung für die Praxis

In der Datenschutzerklärung auf der Webseite sollte über Art, Umfang und Zweck der Nutzung der Daten aus dem Kontaktformular informiert werden
Für die Nutzung der Daten aus dem Kontaktformular wird ein Verarbeitungsverzeichnis benötigt
Werden fremde Kontaktformulare eingebunden (Plug-ins), ist zu prüfen, ob der Anbieter des Kontaktformulars Zugang zu den Daten erhält. Möglicherweise bestehen dann zusätzliche Pflichten nach der DSGVO

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie eine rechtssichere Datenschutzerklärung benötigen. Wir beraten Sie auch sonst bei der Umsetzung der DSGVO und stehen Ihnen bei Fragen rund um das Thema Datenschutz zur Verfügung.

Alexander Brittner, LL.M.
Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter (TÜV)

E-Mail: alexander.brittner@bolex.de
Telefon: +49 (234) 91360