Weihnachtspost aus datenschutzrechtlicher Sicht

Wie jedes Jahr versenden viele Unternehmen Weihnachtskarten an Kunden und Geschäftspartner. Seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung regt sich hierbei jedoch gelegentlich ein gewisses Störgefühl. Wir erläutern Ihnen, wie Sie auch diese Thematik rechtssicher lösen.

Weihnachtspost als Vertriebsmaßnahme

Nicht nur der Dank für ein erfolgreiches Vertragsverhältnis oder eine gute Partnerschaft steht bei Weihnachtspost im Vordergrund. Jedenfalls als mitbeabsichtigte Folge bewirken die freundlichen Grüße eine Kunden- oder Partnerbindung und eröffnen bestenfalls Chancen für das nächste Jahr. Daher ist Weihnachtspost auch eine gewisse werbliche Intention immanent.

Adressat der Post als datenschutzrechtlich Betroffener

Sofern ausschließlich das Unternehmen angesprochen wird, ist der Anwendungsbereich des Datenschutzrechts in der Regel nicht eröffnet, da keine natürlichen Personen betroffen sind. Wird jedoch ein konkreter Ansprechpartner kontaktiert, liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Dies ist auch der Fall, wenn eigene Mitarbeiter genannt werden oder persönlich unterzeichnet wird. Auch der Chef ist insoweit Betroffener im Sinne der Datenschutzgrundverordnung.

Rechtfertigungsgründe für Weihnachtspost

Wem die unpersönliche Karte „von Unternehmen zu Unternehmen“ unangebracht erscheint, muss sich darauf verweisen lassen, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegt, die eines Rechtfertigungstatbestandes bedarf. 

Eine Einwilligung vom Gegenüber einzuholen, dürfte dem weihnachtlichen Charme entgegenstehen und unpraktikabel sein. Hingegen dürfte die Zustimmung der persönlich unterzeichnenden Mitarbeiter leicht aus selbigem Vorgang abzuleiten sein. Für den Versand an Externe kommt allerdings der Rechtfertigungsgrund der „berechtigten Interessen“ in Betracht.

Informationspflichten

Der Haken am Versand von Weihnachtspost dürfte jedoch die damit einhergehende Informationspflicht sein. Der Betroffene muss nämlich in jedem Fall über Art und Umfang der Datenverarbeitung sowie über seine Rechte belehrt werden. Praktikabel dürfte hierzu – wie bei E-Mails – ein Link auf die Datenschutzinformationen sein, die Sie im Internet hinterlegen können.

Empfehlung für die Praxis

Achten Sie daher stets auf eine taugliche Rechtsgrundlage für die Versendung von Nachrichten, die ausreichende Belehrung der Betroffenen und eine umfassende Dokumentation.

Auch im neuen Jahr stehen wir Ihnen bei der Bearbeitung rechtlicher Themen mit Rat und Tat zur Seite

Schneiders & Behrendt wünscht Ihnen auch auf diesem Wege ein besinnliches und rechtssicheres Weihnachtsfest!

Kontakt 

Dr. Benedikt Schneiders, LL.M.

Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter (TÜV)

benedikt.schneiders@bolex.de

Tel.: +49 234 9136-0
Fax: +49 234 13132

Kontakt 

Alexander Brittner, LL.M.

Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter (TÜV)

alexander.brittner@bolex.de

Tel.: +49 234 9136-0
Fax: +49 234 13132